受付のたびに、表へ転記している。
フォームやメールの内容を一覧に写し、担当者へ同じ内容を知らせている。
WORKFLOW & AUTOMATION / 繰り返しを見直したい方へ
毎日の転記と連絡を、ひとつの流れに。
フォームを表に写す。担当者に知らせる。確認の返事を待つ。いまの手順をたどり、仕組みに任せる部分と、人が判断する部分を分けます。
- 入力・転記・通知から検討
- 判断と承認は人に残せる
- 接続条件・継続費も確認
FIND THE REPETITION
こんな「毎回」を、作業の流れごと相談できます。
報告を集めて、確認先を探している。
各担当の報告をまとめ、抜けている項目や次の確認者を探している。
請求の前準備で、複数の表を見比べる。
案件や作業記録から明細の案を作り、担当者が確認してから発行している。
FOLLOW THE FLOW
どこをつなぎ、どこで人が確かめるか。
3つの例を切り替えてご覧ください。実際の接続・送信を行わない説明用モデルです。利用ツールや契約条件に合わせて構成を決めます。
説明用のモデル / 受付から対応へ
一度受け取った内容を、担当者の次の行動へ。
問い合わせへの返信内容や対応方針は人が決め、一覧への記録と担当通知をつなぐ例です。
- きっかけフォームで受付
決めた項目で問い合わせを受け取る。
- 仕組み一覧へ記録・担当へ通知
受付内容と対応状況を残し、決めた担当へ知らせる。
- 人の確認内容を確認して対応
重複や対象外の相談を確認し、返信や引き継ぎを行う。
例外の戻り先：
説明用のモデル / 報告をまとめる
集める手間と、内容を判断する仕事を分ける。
決まった報告項目をまとめ、管理者が確認すべき内容へ進める例です。
- きっかけ担当者が報告を入力
同じ項目で作業内容や進み具合を記録する。
- 仕組み項目を整理・確認待ちへ
報告を一覧にまとめ、不足項目を確認対象として分ける。
- 人の確認内容を確認・差し戻す
記載内容を判断し、追加説明や修正が必要なら本人へ戻す。
例外の戻り先：
説明用のモデル / 請求の前準備
明細の案まで整え、発行前に人が確かめる。
作業記録や案件情報から、請求に必要な項目をそろえる例です。金額の判断・承認・発行は確認工程として分けます。
- きっかけ対象の作業記録を選ぶ
合意した対象期間・案件の記録を確認する。
- 仕組み明細案をまとめる
必要な項目を集め、確認用の一覧へ整理する。
- 人の確認金額・宛先・条件を確認
請求条件と明細を承認し、発行の判断を行う。
例外の戻り先：
PEOPLE & SYSTEMS
自動化する前に、任せる役割をそろえる。
人と仕組みの役割を分ける説明図
作業はつないで、判断は人へ。
- 01受付人必要な情報を入力
決めた項目で受け付ける
- 02整理仕組み一覧へまとめる
項目と条件に沿って整理
- 03確認人内容と対応を判断
進めてよいか確かめる
- 04通知仕組み確認後に知らせる
決めた相手へ次の対応を渡す
情報不足・処理できないとき03 人の確認へ戻す
通知を進めず、担当者が内容を確認。再開する条件や手作業に戻す方法を決めます。
仕組みに任せる候補
入力や条件が決まっていて、同じ手順を繰り返す作業から検討します。
- 決まった項目を表へ転記する
- 指定した条件で担当者に知らせる
- 確認前の一覧や資料の案をまとめる
人が判断・確認すること
例外、相手との調整、金額や公開を伴う判断は、確認する人と戻り先を決めます。
- 内容が正しいか、対応してよいか
- 条件がそろわない場合の例外対応
- 送信・請求・公開前の最終確認
手順や入力方法が毎回違う場合は、先に業務ルールを整理します。止まった処理を見つける方法と、手作業へ戻す手順も設計に含めるか確認します。
SCOPE & CONDITIONS
接続できるかと、運用を続けられるか。
ご依頼に応じて対応する内容の例です。対象業務・ツール・実行頻度・例外処理を確認して、構築費と必要な継続費を分けて整理します。
業務フローと接続条件
きっかけ、入力元、出力先、確認する人を整理。API・連携機能・利用プラン・権限・利用規約など、接続に必要な条件を確認します。
連携処理と確認方法
合意した転記・整理・通知を構成し、通常のケースと例外のケースを確認。すべてのツールとの接続や無停止の動作を保証するものではありません。
例外対応と運用手順
処理が止まったときの連絡先、再実行や手作業への戻し方、管理担当を整理。外部サービスの変更や保守対応の範囲も確認します。
見積り前に伺うこと：
START WITH ONE ROUTE
ひとつの繰り返しから、動きを確かめる。
- 01
いつもの手順を並べる
入力から完了までをたどり、転記・通知・判断・例外を分けます。
- 02
条件と範囲を決める
使うツールの接続条件と費用を確認し、自動化する部分と確認する人をそろえます。
- 03
小さく動かして引き継ぐ
合意した範囲で通常処理と例外を確認し、止まった場合の対応も含めて運用方法を整理します。
BEFORE YOU ASK
相談する前に、確かめておきたいこと。
今のツールを変えずに始められますか？
使っているツールのAPI・連携機能・権限・契約プランを確認します。現状のまま接続できる場合もありますが、プラン変更や別の方法が必要な場合もあります。接続可否を確認する前に確約はしません。
途中で処理が止まったらどうなりますか？
どこまで完了したかを確認する方法、通知先、再実行の条件、手作業へ戻す手順を決めます。監視や保守をどこまで含めるかは、見積り時に確認します。
自動で送信や請求まで行いますか？
対象業務ごとに決めます。まずは確認用の案までを仕組みで整え、人が承認してから送信・発行する構成も検討できます。権限と実行条件は事前に合意します。
費用は何で変わりますか？
対象ツール、連携する項目、分岐・例外の数、実行頻度、確認・保守の範囲などで変わります。外部サービスの利用料が必要な場合は、構築費とは分けてご案内します。
毎回くり返している作業を、ひとつ教えてください。
「フォームの内容を表に写し、担当へ連絡している」のように、いまの手順からで大丈夫です。
使っているツールと、繰り返している作業からお聞かせください。